Sinds Covid zijn we van de ene dag op de andere in het online vergaderen gecatapulteerd. Ondertussen hebben we veel geleerd over de mogelijkheden en de beperkingen van online vergaderen. Nu we in een tijdperk zijn terecht gekomen van hybride (samen)werken, gaan vele organisaties en teams aan de slag met hybride vergaderen. In deze blog verzamelden we tien tips om je te inspireren en ondersteunen bij hybride vergaderen.
Een van de grootste uitdagingen in het hybride faciliteren / modereren van meetings of workshops is het gezamenlijke groepsproces tussen online deelnemers en live deelnemers. Onderstaande tips zijn telkens geïnspireerd vanuit het principe hoe beide groepen zo gelijkwaardig mogelijk te betrekken.
Tip 1: laat online deelnemers eerst aan het woord Online deelnemers zijn “kleiner”. Bovendien hebben we de natuurlijk reflex om in te gaan op prikkels (reacties, inbreng, …) uit onze directe omgeving. De eerste tip is om de reflex te ontwikkelen om online deelnemers eerst aan het woord te laten komen. Op die manier faciliteer je hun deelname aan het groepsproces.
Tip 2: gebruik een gemeenschappelijke digitale tool In een live brainstorm gebruiken we al snel fysieke post its, terwijl we in een online brainstorm gebruik maken van een digitaal whiteboard zoals bvb. MS Whiteboard, Google Jamboard, Miro e.a. Doe je een brainstorm in een hybride context, maak dan gebruik van een gemeenschappelijke digitale tool. “Moeten de live deelnemers dan hun laptop gebruiken ?” Ja inderdaad ! :-)
Tip 3: maak gebruik van raise hand, zowel live als online Over gelijkwaardigheid gesproken … in online meetings is ondertussen de gewoonte ingeburgerd om gebruik te maken van de “raise hand”-functie als men wil tussenkomen. Live voelt dat vaak ook minder spontaan of zijn we misschien ooit gemaakte afspraken hierrond, ontgroeid. Gelijkwaardigheid in een hybride context zou kunnen betekenen dat de “raise hand”-afspraak zowel geldt voor live als online deelnemers.
Tip 4: laat je assisteren door een de co-facilitator In een groepsproces komen er sowieso veel zaken op je af als facilitator / moderator. Dit geldt des te meer in een hybride groepsproces. Laat je daarom assisteren door een co-facilitator die het groepsproces mee observeert. Misschien zag je niet dat een deelnemer al een tijdje zijn hand op stak, of heb je een vraag gemist, of een reactie in de chat, enz. Twee paar ogen zijn hier meer dan welkom. De rol van co-moderator kan in structurele, hybride overlegmomenten, opgevat worden als een beurtrol. Hetzelfde geldt voor de rol van notulist en timekeeper.
Tip 5: speel veel met bandbreedte Onder bandbreedte verstaan we hoe breed of hoe smal je gaat in de groepsdynamiek: laat je deelnemers bvb. individueel ideeën bedenken, of gooi je een brainstormvraag in de hele groep, of werk je in subgroepen ? De boodschap is om veel af te wisselen in bandbreedte. Werk je in duo’s of in subgroepen, dan kan je de live deelnemers samen zetten in duo/subgroep en de online deelnemers lanceren in break out rooms. Verder werk je ook hier in een gemeenschappelijke digitale tool, via een gedeeld document of whiteboard.
Tip 6: activeer deelnemers Deze tip bouwt verder op de vorige: door veel te variëren in bandbreedte, krijg je al een actievere dynamiek. Dit kan je nog verder stimuleren door deelnemers in subgroepen / break out rooms een actieve rol te geven: “OK mensen, voor deze uitwisseling gaan we zo dadelijk in subgroepen van 4 werken. Voor de collega’s online betekent dit dat ik jullie in break out rooms laat gaan. Van zodra je in de subgroep / break out room zit, spreek af: wie is moderator ? wie gaat noteren ? wie is timekeeper ? en wie gaat toelichten in plenum ?” Naast het feit dat hiermee elke deelnemer een actieve rol heeft, wordt hiermee ook meer gedeeld leiderschap opgenomen voor het resultaat van de subgroep.
Tip 7: maak gebruik van blended faciliteren Onder blended faciliteren verstaan we dat je in de opbouw van een overlegproces goed overweegt wat je live doet (en waarom) en wat online (en waarom) en wat hybride (en waarom). En verder dat je goed nadenkt over wat synchroon (op hetzelfde tijdstip) dient te gebeuren en wat asynchroon kan (plaats- en tijdonafhankelijk). Zo kan je een synchroon contactmoment afronden met het resultaat van een brainstorm, terwijl je mensen vervolgens asynchroon de ideeën laat prioritiseren, gebruik makend van een digitale tool. Op die manier heb je overigens ook geen groepsbeïnvloeding, wat in synchrone contactmomenten wel het geval is.
Indien je vaardiger wil worden in het (hybride) faciliteren van groepen, interesseert deze training jou misschien.