Blended learning, een mix van e-learning en live leermomenten, bestaat reeds langer als term én praktijk. Daar waar veel bedrijven voor het coronatijdperk nog verkennende waren in het hoe en wat van blended learning, heeft Covid19 duidelijk een en ander in een stroomversnelling gebracht.
Hetzelfde zie je ook op het vlak van faciliteren van workshops en vergaderingen. Door het samenwerken op afstand, zijn de online meetings plotsklaps gelanceerd. En ondanks de Zoom-, Teams-, Whereby-, Webex-, … moeheid-van-het-moment, zal het digitaal vergaderen gewoon niet meer weg te denken zijn in de toekomst. Ook niet op het moment dat we terug meer fysiek gaan samenwerken. Op het vlak van meetings en workshops, maakt het ons opnieuw bewust van een aantal vragen. Vooreerst de vraag: is een meeting of workshop wel relevant ? Of kunnen we dit efficiënter doen op een andere manier (mail, telefoon, informatieplatform, …) ? En als we dan toch kiezen voor een meeting of workshop, welke thema’s en activiteiten dienen dan synchroon te verlopen? en wat kan asynchroon gebeuren ?
Synchrone en asynchrone momenten
Onder synchroon wordt verstaan dat deelnemers op hetzelfde tijdstip met elkaar in interactie gaan. Bvb. een fysieke of een online vergadering, waar deelnemers met elkaar overleggen op een vooraf bepaald tijdstip. Onder asynchroon verstaan we dat betrokken deelnemers plaats- en tijdonafhankelijk een bijdrage kunnen leveren zoals bvb. het aanleveren van ideeën, het prioritiseren van opties, het becommentariëren van voorstellen, … Door bvb. in een verandertraject synchrone contactmomenten (fysiek of online) af te wisselen met asynchrone, ben je dit traject blended aan het faciliteren (zie voorbeeld verder).
Enkele belangrijke voordelen
Een aantal voordelen liggen voor de hand. Je kan makkelijker een (grotere) groep deelnemers bereiken, zonder de kosten (in tijd en geld) van verplaatsing. Bovendien scheelt dit een slok op de borrel op vlak van ecologische voetafdruk en stress (geen files, enerverende treinvertragingen, …). Je kan ook makkelijk grote groepen consulteren op een bepaald moment in je proces. Maar er zijn natuurlijk ook nadelen. Online (en des te meer bij asynchroon) is het moeilijker om de ander te lezen, echt te begrijpen wat bedoeld wordt met een idee, enz. Dit betekent dat je in de architectuur van een procesbegeleiding heel bewust nadenkt over hoe je de verschillende interventies opzet.
Het team van Jan brainstormt over het nieuwe normaal
Jan heeft het idee opgevat om samen met zijn team te reflecteren over wat het nieuwe normaal betekent voor zijn team. Focus van deze reflectie is de vraag: welke tools en afspraken hebben we nodig om vlot te kunnen samenwerken in het nieuwe normaal ? Jan werkte een trajectje uit in 5 stappen.
Een 1e stap is dat zijn teamleden allerlei ideeën mogen inbrengen. Dit gebeurt asynchroon, via een gedeeld document in Teams. In een 2e stap worden deze ideeën doorgesproken. Dit doet Jan tijdens een online meeting in Teams. Zo kunnen deelnemers hun ideeën goed toelichten, want in de 3e stap is het nl. de bedoeling om de besproken ideeën en suggesties te prioritiseren. Dit doen ze terug asynchroon, gebruik makend van de stemtool PollEverywhere. Tijdens een 4e stap worden de geprioritiseerde ideeën geconcretiseerd. Dit doet Jan via een live workshop, omdat hier elke nuance belangrijk is en Jan zeker wil zijn dat iedereen voldoende betrokken is. Het trajectje eindigt met een korte evaluatie (de 5e stap), die opnieuw asynchroon gebeurt via Google Forms.
Ondersteuning via digitale tools
Blended faciliteren veronderstelt een aantal digitale tools. Om te beginnen een tool om virtueel te overleggen (Teams, Zoom, Google Meet, e.a.). Daarnaast zijn een digitale brainstorm- en prioritiseringstool niet te missen (bvb. Mentimeter, Miro, PollEverywhere, Google Forms, …). Tot slot heb je een platform nodig waarop je vlot bestanden kan loggen en delen (bv. Onedrive, google drive, (kanalen in) Teams, Trello, …). Het vergt zowel van de facilitator als de deelnemers wat digitale skills om hiermee te leren omgaan. Intensio stelde een bundel samen met 10 digitale tools. Deze toolkit kan je gratis downloaden via deze link.
Wil je vaardiger worden in het faciliteren van groepen ? Dan kan je terecht in onze basisopleiding. Het thema blended faciliteren en het faciliteren met digitale tools komt aan bod in de training online faciliteren. Klik hier voor meer info.